Komunikasi Lisan dan Negosiasi
A. Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam suatu pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
– Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
– Mampu menjadi komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
– Mampu berkomunikasi secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.
– Mampu menjadi komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
– Mampu mengontrol diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:
Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
Hindari bahasa menggurui responden.
Hindari sikap rakus.
Fokus pada lawan bicara.
Fokus pada pembicaraan.
Tidak boleh memotong pembicaraan.
Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
Hindari kata-kata kasar (kotor).
Bersikap ramah.
Jangan menyakiti hati responden.
Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
Ucapkan terima kasih.
C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagaimana kita cukup sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
KOMUNIKASI DALAM TULISAN
Penulisan kabar atau berita
Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.
Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur kelengkapan berita.
Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi berita.
Penulisan pesan pesan persuasive
Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.
Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Analisis Audien
Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.
Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .
Korespondensi (surat menyurat)
Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.
Salah satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.
Ciri-ciri Surat :
Pesannya berupa tulisan
Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan
Penulisannya mengikuti aturan tertentu
Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat
Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait
Fungsi Surat :
Sebagai penyampai pesan
Sebagai wakil atau delegasi pengirim
Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal
Sebagai bukti tertulis
Sebagai alat pengingat
Sebagai dokumen penting
Bagian-bagian Surat :
Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:
Informasi pengirim atau kop surat
Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
Penerima surat
Alamat tujuan surat
Pembuka surat
Isi surat
Penutup surat
Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)
Kasus di PT. X
Sebagai perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang memiliki banyak divisi-divisi supporting, Strategic Business Unit (SBU), cabang-cabang, serta anak perusahaan, PT. X (PT. X) memiliki kejamakan ataupun keragaman di dalam hal interaksi internal maupun eksternal, ditambah lagi basis-basis pendapatan PT. X banyak didapatkan dari project-project yang dikerjakannya, sehingga semakin besarlah cakupan yang harus dilakukan oleh PT. X di dalam mengatur proses interaksi di dalam organisasinya. Hal tersebut disebabkan karena setiap project memiliki karakter-karakter yang berbeda-beda, dan apabila project tersebut tidak berlangsung dalam jangka waktu yang lama, banyak personil-personil baru yang diambil dari eksternal (pegawai kontrak dan outsourcing) dikombinasikan dengan pegawai-pegawai lama dan berpengalaman yang berada di PT. X.
Sebagai pelaksana teknis di tingkat dasar, dibentuklah suatu manajemen proyek (MP) dengan tujuan memfokuskan pelaksanaan pekerjaan. Salah satu manajemen Proyek yang akan dibahas dalam makalah ini adalah Manajemen Projek Verifikasi Ekspor atau yang biasa dikenal dan disingkat di PT. X sebagai MP-VE. MP-VE sendiri berdiri di bawah naungan Strategic Business Unit Trade Support Services (SBU TSS), SBU TSS merupakan SBU yang baru hasil peleburan dari SBU Trade Finance and Services sebelumnya. Pada SBU ini, MP-VE merupakan salah satu projek yang diandalkan bukan hanya oleh SBU sendiri tetapi oleh korporat secara umumnya, dikarenakan MPVE merupakan projek long term atau jangka panjang dan projek yang memiliki potensi paling besar dalam menyumbangkan pendapatannya bagi korporat setiap tahun. Bahkan tidak tertutup kemungkinan untuk terus mengembangkan pendapatannya setiap tahun.
MP-VE berdiri pada awal tahun 2007, setelah PT. X ditunjuk oleh pemerintah Indonesia melalui Departemen Perdagangan (Depdag) untuk melakukan verifikasi terhadap produk-produk tertentu sebelum diekspor, adapun produk-produk tertentu itu antara lain produk pertambangan yang tergolong pada bahan galian golongan C seperti marmer, granit, kaolin, batu apung, dan lain-lain. Selain itu PT. X juga ditunjuk oleh pemerintah untuk memverifikasi produk-produk kimia berbahaya sebelum diekspor, yang biasa disebut dengan Prekursor, yang terakhir masih di dalam waktu yang sama sekitar bulan Februari tahun 2007 tersebut, PT. X juga dipercaya untuk melakukan pemeriksaan/verifikasi terhadap produk timah batangan sebelum diekspor.
Pada awal didirikannya struktur organisasi MP-VE seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.1, dipimpin oleh seorang Kepala MP yang membawahi 3 manajer yaitu manajer marketing, manajer operasi, dan manajer adum / keuangan. Dan di dalam pelaksanaan pekerjaannya dibantu oleh Koordinator Quality Control (QC) dan Quality Assurance (QA) serta Administrasi Operasi (Adops). Untuk pekerjaan-pekerjaan di lapangan ataupun di daerah, masing-masing daerah dipimpin oleh seorang koordinator wilayah yang membawahi wilayah yang dicover olehnya.
Manajer operasi memiliki kekuasaan yang sangat kuat di dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dan boleh dibilang secara tidak langsung adalah vice president daripada Kepala MP. Dan kebetulan, Kepala MP pada saat itu yaitu Y memberikan mandat yang cukup besar kepada W sebagai kepala/manajer operasi sekaligus melaksanakan tugas harian Kepala MP. Karena memang pada saat itu oleh Direksi sebenarnya yang ingin diangkat adalah W, tetapi dikarenakan berbagai macam pertimbangan Direksi akhirnya mengangkat Y sebagai kepala MP. Namun hal ini menimbulkan dillema, karena Y juga merangkap jabatan sebagai kepala sektor perdagangan saat itu, pada saat masih tergabung dalam SBU TFS. Sehingga hal tersebut membuat dia melampiaskan tugas kesehariannya kepada W.
Tetapi disini timbul pertanyaan dan masalah, dikarenakan jabatan yang dirangkap oleh Y tersebut, W memanfaatkan momentum tersebut untuk membuat move-move yang tidak sehat terkait kinerja MP-VE, ini terkait karena dia merasa ada persaingan dengan Y, yang harusnya dia diangkat menjadi kepala MP tetapi hanya menjadi manajer operasi. Hal tersebut menjadikan internal organization dalam MP-VE menjadi kurang sehat. Namun seiring berjalannya waktu, dengan dileburnya SBU TFS menjadi SBU TSS dan SBU ISS, maka Y terpilih menjadi General Manager untuk SBU TSS, yang mau tidak mau dia harus memberikan jabatan Kepala MP-VE kepada orang lain, dikarenakan tidak memungkinkannya lagi rangkap jabatan yang dilakukannya. Tetapi terlihat suksesi ini agak dipaksakan, karena sepanjang W menjadi manajer operasi, memang dia mengunci pekerjaan MP-VE menjadi sangat tertutup dan sulit dimasuki oleh pihak diluar dari organisasi tersebut.
Direksi dalam perjalanannya mengambil keputusan untuk tidak mengangkat W menjadi kepala MP, dan kemudian lebih memilih seseorang dari luar MP-VE untuk menjadi Kepalanya yaitu bekas Kepala Cabang PT. X di Pekanbaru, H. Dan kemudian Direksi membuat satu jabatan baru di atas Kepala MP yaitu Steering Commitee (SC), yang diduduki oleh Y dan W. Namun, dalam pelaksanaannya W tetap saja tidak puas karena jabatan tersebut dianggapnya hambar, karena tidak memiliki power di dalam pekerjaan keseharian MP-VE, hanya dianggap sebagai dewan penasihat saja. Kemudian dengan politiknya di kantor, dia membuat move-move terhadap Kepala MP yang baru dengan mosi-mosi tidak percaya, mempengaruhi anggota lainnya, serta cenderung “menggerecoki” ataupun merusak tatanan yang sudah ada, karena memang seperti yang telah dikatakan sebelumnya, pada saat menjadi kepala operasi dia melakukan kegiatan-kegiatan tertutup ataupun “mengunci” kepada pihak luar, sehingga yang banyak mengetahui MP-VE hanyalah dia.
Hal tersebut membuat kepala MP yang baru menjadi geram dan tidak kerasan ataupun tidak betah pada posisinya saat itu, dan memang hal tersebut yang diharapkan oleh W terjadi kepada H. Dan akhirnya, H mengundurkan diri sebagai kepala MP-VE disamping dia terpilih menjadi ketua serikat pekerja di PT. X, dan seperti yang bisa diduga sebelumnya, W akhirnya diangkat menjadi kepala MP-VE, dikarenakan tidak adanya lagi pilihan bagi Direksi. Hal ini menjadikan banyak kejadian-kejadian yang tidak sehat di dalam organisasi yang dipimpinnya itu. Hingga saat ini organisasi MP-VE dianggap lama perkembangannya di dalam mengembangkan jaringan market dan bisnisnya, tidak seperti yang direncanakan sebelumnya, padahal MP-VE sebagai sebuah Project Management memiliki potensi di dalam mengembangkan pasarnya serta pendapatan bagi PT. X.
Sumber:
https://www.google.com/amp/s/anchanchan.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/amp/
https://www.google.com/amp/s/dhaniaputris.wordpress.com/2016/06/06/komunikasi-dalam-tulisan/amp/
http://belajarnulisserius.blogspot.co.id/2011/07/etika-dan-komunikasi-kerja-dalam.html?m=1
